Tuottavuuden parantaminen – 3 todistetusti toimivaa tapaa

Mitä tuottavuuden parantaminen tarkoittaa?

Tuottavuuden parantaminen tarkoittaa systemaattista lähestymistapaa saada enemmän merkityksellistä työtä aikaan vähemmässä ajassa. Se perustuu ajanhallintatekniikoihin, priorisointiin ja häiriötekijöiden eliminointiin – ei siihen, että tekisi enemmän työtunteja.

McKinseyn tutkimuksen mukaan keskimääräinen tietotyöntekijä käyttää 28 prosenttia työviikostaan sähköpostien käsittelyyn ja 20 prosenttia tiedon etsimiseen. Etätyötä tekevät työntekijät ovat puolestaan keskimäärin 13 prosenttia tuottavampia kuin toimistolla työskentelevät kollegansa, Stanfordin yliopiston tutkimuksen mukaan (Stanford University). Pienetkin muutokset työtapoihin voivat siis tuottaa merkittäviä tuloksia.

Kolme todistetusti toimivaa tapaa parantaa tuottavuutta:

1. Mittaa mihin käytät aikasi – Ajanseuranta paljastaa tuottamattomat tehtävät ja auttaa kohdentamaan resurssit oikein.
2. Suunnittele työpäiväsi etukäteen – Täytä kalenterisi ennakkoon ja varmista, että oikeat työt tulevat tehdyiksi.
3. Älä anna kenenkään keskeyttää flowtasi – Poista häiriötekijät ja keskity yhteen tehtävään kerrallaan.

1. Mittaa mihin sinä käytät aikasi

Ajanseuranta on tuottavuuden parantamisen ensimmäinen askel, koska ilman mittaamista et voi tietää mihin aikasi todella kuluu. RescueTime-tutkimuksen mukaan keskimääräinen tietotyöntekijä on aidosti tuottava vain 2 tuntia ja 53 minuuttia kahdeksan tunnin työpäivästä.

Jotta tuottavuuden parantaminen olisi mahdollista, tulee sinun ensin tietää mihin aikasi kuluu. Aivan kuten rahan säästämisessä; sinun täytyy ensin tietää mihin kulutat. Optimaalinen tapa mitata työaikaa riippuu täysin sinusta.

Ajanseurannan käytännön vaihtoehdot:

• Kynä ja paperi – helppo aloittaa, mutta kokonaiskuvan hahmottaminen vaikeaa
• Google Sheets – parempi kuin paperi, mutta vaatii manuaalista muistamista päivän päätteeksi
• Ajanseurantatyökalut (Toggl Track, NokoTime, Clockify) – automaattinen ajastin, projektikohtainen seuranta ja raportointi

Itse käytän ajanseurantatyökalua jokaista työtehtävää varten ja merkkaan mitä tein. Tämä auttaa minua näkemään mihin käytän aikani ja sen perusteella voin eliminoida turhat, tuottamattomat tehtävät kuten palaverit joissa minulla ei ole annettavaa. Sen lisäksi että voin eliminoida turhia työtehtäviä, näen myös ketkä ovat tuottoisimmat asiakkaani ja keneen tuhlaan aikaani (liian pientä korvausta vastaan).

2. Suunnittele työpäiväsi ja -tehtäväsi etukäteen

Työpäivän ennakkosuunnittelu on tehokkain tapa varmistaa, että kriittiset tehtävät tulevat tehdyiksi. Harvard Business Review -tutkimuksen mukaan työntekijät, jotka suunnittelevat päivänsä etukäteen, ovat jopa 25 prosenttia tehokkaampia kuin ne, jotka reagoivat asioihin niiden ilmaantuessa.

Useimmat aloittavat viikkonsa tyhjällä kalenterilla ja täyttävät sitä sen mukaan miten palavereita yms. ilmenee. Tuottavuuden kannalta parempi tapa on täyttää kalenteri ennakkoon esim. sunnuntai-iltana. Itse täytän jokaiselle arkipäivälle vähintään 3-4 tuntia työaikaa – jolloin en anna kenenkään häiritä. Näin varmistan että pystyn tekemään oikeita töitä jokaikisenä arkipäivänä eikä aikani kulu palavereihin.

Näin aloitat työpäivän suunnittelun:

1. Varaa sunnuntai-iltana 15 minuuttia tulevan viikon suunnitteluun
2. Aloita merkkaamalla 1–2 tuntia per päivä häiriötöntä työaikaa kalenteriisi
3. Kirjaa 4–8 konkreettista työtehtävää päivän tehtävälistalle (esim. FocusList tai Todoist)
4. Arvioi kuinka monta tuntia tehtävät vievät ja varaa vastaava aika kalenterista
5. Kun joku ehdottaa samalle ajankohdalle palaveria, sano ettei se onnistu

Suosittelen aloittamaan sillä että täytät vain 1-2 tuntia per päivä, etkä sen tarkemmin määritä mitä minäkin hetkenä tulee tehdä. Kun tämä alkaa toimimaan ja totut siihen, voit merkata vielä tarkemmin minkä työtehtävän parissa vietät nämä tunnit. Vaikkapa klo 8-9: Asiakas XYZ AdWords-kampanjoiden läpikäynti, klo 10-11: Asiakas 123 nettisivujen suunnittelu ja niin edelleen.

3. Älä anna kenekään keskeyttää flowtasi

Jokainen keskeytys työpäivän aikana maksaa keskimäärin 23 minuuttia menetettyä keskittymisaikaa, Kalifornian yliopiston Irvinen tutkimuksen mukaan. Tehokkain keino parantaa tuottavuutta on estää häiriötekijät systemaattisesti ja keskittyä yhteen tehtävään kerrallaan.

Kun teet töitä, teet vain töitä – et mitään muuta. Jokainen keskeytys vie keskittymisesi muihin asioihin ja palaaminen takaisin työtehtävään vie aikaa. Normaalisti 15 minuuttia vievään työtehtävään menee helposti tunti mikäli sähköposti tai Slack keskeyttää sinut muutaman minuutin välein.

Käytännön keinot häiriöiden eliminointiin:

• Laita ilmoitukset pois päältä puhelimesta ja tietokoneesta työjaksojen ajaksi
• Sulje sähköpostiohjelma ja Slack kokonaan keskittymisjaksojen ajaksi
• Käytä vastamelukuulokkeita avokonttorissa
• Kokeile Pomodoro-tekniikkaa: 25 minuuttia työtä + 5 minuutin tauko
• Rajoita sähköpostin lukeminen 2–3 kertaan päivässä (aamu, lounas, iltapäivä)

Olen todennut että Pomodoro-tekniikka toimii erityisen hyvin. Jaan päivän tehtävät 30 minuuttia kestäviin slotteihin (25 minuuttia työtä ja 5 min tauko) ja yhden slotin aikana teen ainoastaan yhtä tehtävää. Pomodoron käyttäminen voi tuntua vaikealta aluksi, mutta se on hyvin tehokasta kun siihen tottuu.

Toinen todistetusti toimiva tekniikka on rajoittaa sähköpostin lukemista päivän aikana. Jos jatkuvasti tarkkailet sähköpostiasi, et mitenkään voi pysyä päivän aikataulussa. Jatkuva sähköpostin tarkistaminen 1) vie keskittymisesi pois oikeista töistä ja 2) kasvattaa päiväsi to-do listaa turhaan.

Usein kysytyt kysymykset

Toimivatko nämä tuottavuusvinkit myös etätyössä?

Kyllä, nämä vinkit toimivat erinomaisesti myös etätyössä, ja monilta osin ne ovat jopa tärkeämpiä kotona työskennellessä. Etätyössä häiriötekijöitä saattaa olla vielä enemmän kuin toimistolla, joten ajanseurannan, päivän suunnittelun ja keskeytyksien eliminoinnin merkitys korostuu entisestään. Lisäksi etätyössä työn ja vapaa-ajan raja hämärtyy helposti, jolloin selkeä aikataulutus auttaa pitämään työpäivän hallinnassa.

Mitkä ovat parhaita ilmaisia tuottavuustyökaluja aloittelijalle?

Aloittelijalle riittävät hyvin ilmaiset työkalut, kuten Google Calendar aikataulutukseen, Toggl Track ajanseurantaan ja Todoist tehtävälistojen hallintaan. Näillä kolmella työkalulla pääsee alkuun ilman minkäänlaista rahallista investointia. Tärkeintä ei ole työkalu itsessään, vaan se, että aloitat mittaamisen ja suunnittelun systemaattisesti ja teet siitä päivittäisen rutiinin.

Miten motivoida itseään, kun tuottavuuden parantaminen tuntuu vaikealta?

Parasta on aloittaa pienestä ja kasvattaa vaatimuksia asteittain. Älä yritä muuttaa kaikkia työtapojasi kerralla, vaan valitse yksi konkreettinen asia, kuten ajanseuranta, ja keskity siihen viikon ajan ennen seuraavaan siirtymistä. Muista myös seurata edistymistäsi, sillä konkreettiset tulokset, kuten säästetyt työtunnit, toimivat parhaana motivaattorina jatkaa kehittymistä.

Sopiiko Pomodoro-tekniikka kaikkiin työtehtäviin?

Pomodoro-tekniikka sopii erinomaisesti keskittymistä vaativiin tehtäviin, kuten kirjoittamiseen, ohjelmointiin ja analysointiin, mutta se ei ole ihanteellinen kaikkiin tilanteisiin. Esimerkiksi luovat tehtävät saattavat vaatia pidempää yhtäjaksoista keskittymistä, jolloin 25 minuutin jaksot voivat tuntua liian lyhyiltä. Tärkeintä on kokeilla ja muokata tekniikkaa omaan työrytmiin sopivaksi — joillekin 50 minuutin työjaksot ja 10 minuutin tauot toimivat paremmin.

Yhteenveto

Tuottavuuden parantaminen lähtee sinusta ja työtavoistasi. Kaikki pystyvät työskentelemään tehokkaammin, mutta se vaatii uhrauksia, harjoittelua ja kärsivällisyyttä. Sinun täytyy totuuttaa aivosi tähän uuteen maailman jossa et saa katsoa puhelintasi 5 minuutin välein tai miettiä olisiko sähköpostiisi tullut jotain mielenkiintoista. Minä uskon että tuottavuus on yksi minun kilpailueduistani ja tulen tulevaisuudessa alloikoimaan vielä enemmän aikaa ja resursseja sen parantamiseen.

Tässä artikkelissa esitetyt ideat perustuvat lukemiini kirjoihin Rework, Deep Work ja Getting Things Done, joita suosittelen lämpimästi mikäli olet kiinnostunut oppimaan lisää tuottavuuden parantamisesta.

Kirjoittaja

Sampsa Vainio

Helsinkiläinen digimarkkinoinnin asiantuntija ja Digily Oy:n perustaja. Olen työskennellyt digitaalisen markkinoinnin parissa yli 12 vuotta ja konsultoinut verkkonäkyvyyttä yli 100 yritykselle Suomessa ja kansainvälisesti. Koulutukseltani olen KTM (Åbo Akademi, 2014), pääaineena tietojärjestelmätiede.