Aika on äärimmäisen arvokas valuutta liiketoiminnassa. SparkReceipt tuokin jokaiselle sen käyttöön ottavalle yrittäjälle ja yritykselle valtavan määrän säästöä nimenomaan ajassa, mikä luonnollisesti näkyy myös muualla.
Jokainen yritys ja yrittäjä toivoo luonnollisesti sitä, että kaikki käytettävissä oleva aika voitaisiin ohjata ydinliiketoiminnan kehittämiseen. Totuus on kuitenkin se, että tämä ei ole mahdollista, vaan yritystoimintaan liittyy paljon pieniä tehtäviä, jotka yhteenlaskettuina muodostavat melkoisen aikasyöpön.
Yksi tällaisista aikasyöpöistä on jatkuva kuittiralli ja paperien kanssa pelaaminen. Vaan, mitä jos sanoisin, että kuittien hallinta ja laskujen kanssa pelaamiseen käytettävä aika voidaan pudota nykyisestä 100 prosentista viiteen prosenttiin? Tarttuisitko tähän mahdollisuuteen kaksin käsin kiinni?
SparkReceipt tekee juuri tämän eli yksi merkittävä aikasyöppö muuttuu vain pieneksi sivuhommaksi.
SparkReceipt on applikaatio eli kuittisovellus, jolla muun muassa kuittien hallinta ja laskujen skannaaminen onnistuu käden käänteessä. Eikä sinun tarvitse sen jälkeen alkaa siirtelemään niitä oikeisiin kansioihin kategorioittain, vaan ohjelman tekoäly hoitaa tämän automaattisesti puolestasi.
Samalla SparkReceipt auttaa myös ymmärtämään yrityksesi liiketoimintaa ja ennen kaikkea taloudellisia lukuja – vieläpä reaaliaikaisesti – eli se on paljon muutakin kuin vain kuittisovellus.
Tulenkin tässä tekstissä esittelemään yksityiskohtaisesti millaisesta ohjelmasta on oikein kyse ja miten se on omiaan auttamaan jokaisen PK-yrityksen ja yrittäjän arkea.
HUOM! Olen osakkaan roolissa mukana SparkReceiptissa. Tämä teksti ei kuitenkaan perustu mielipiteisiin, vaan itsessään tuotteen ominaisuuksien ja siihen liittyvien faktojen esittelyyn, sekä asiakkaiden kokemuksiin sovelluksesta.
Hyödyt yrityksille ja yrittäjille
Koska nykypäivänä elämä on kovin hektistä ja ihmiset ovat myös osaltaan tottuneet siihen, että kaikki tapahtuu käden käänteessä, jokainen yritys ja yrittäjä pyrkii nopeuttamaan erilaisia prosesseja.
Näin ollen niin PK-yritykset kuin myös yksityisyrittäjät ja freelancerit pyrkivät löytämään kustannustehokkaita ohjelmia avukseen keskittääkseen ennen kaikkea voimansa ja aikansa itse liiketoiminnan kehittämiseen.
SparkReceipt on yksi yrittäjän työkalu, josta niin PK-yritykset, yksityisyrittäjät kuin myös freelancerit voivat hyötyä merkittävästi. Näin on etenkin silloin, kun yritystoimintaan liittyy yhä enenevissä määrin kuitteja ja laskuja; mitä enemmän niitä on, sitä enemmän niihin menee manuaalisesti operoidessa aikaa.
Mutta onko SparkReceiptissa kyse pelkästään ajallisista säästöistä vai liittyykö siihen myös jotain muuta?
Ajan säästö
Ennen kuin syvennyn SparkReceiptin muihin erinomaisiin puoliin, käsittelen tässä ajallista säästöä hieman syvällisemmin.
Kun yrittäjä tai yritys on kiireinen, saattavat kuitit ja laskut jäädä hoitamatta siihen pisteeseen saakka, kunnes ne on pakko saattaa joko kirjanpitäjälle tai osaksi omatoimista kirjanpitoa. Viimeistään tuossa vaiheessa huomaakin, miten paljon niiden läpikäynti vie aikaa. Eikä kyse ole pelkästään niiden määrästä, vaan myös manuaalisuuden eri vaiheista, mitkä ovat todellisia aikasyöppöjä.
SparkReceiptin avulla skannaat kuitit ja laskut hetkessä, minkä jälkeen tekoäly hoitaa loput eli kategorisoi ne oikealla tavalla; se myös kykenee lukemaan tiliotteita ja yhdistämään menot sieltä keskenään kuittien kanssa.
Eikä siinä vielä kaikki, vaan SparkReceipt kykenee hakemaan esimerkiksi sähköpostikuitit suoraan sähköpostista.
Ja aikaa säästyy myös itse tositteiden toimittamisessa relevanteille henkilöille, sillä ne voidaan suoraan jakaa esimerkiksi yrityskumppanien kesken tai vaikkapa kirjanpitäjälle; toki kaikki tarvittavat tiedot saa myös helposti vietyä ohjelmasta erilaisiin dokumenttimuotoihin.
Aikaa vie myös esimerkiksi eri projektien budjetointi ja ennen kaikkea budjetissa pysyminen, kuten myös laskutustilanteen seuraaminen. SparkReceiptin avulla tämä on äärimmäisen helppoa, sillä se kertoo reaaliaikaisesti menot ja tulot, jolloin tiedät, missä taloudellisessa näkökulmassa mennään.
Tarkkuus
Koneet ja tekoäly eivät suinkaan kykene korvaamaan ihmistä kaikessa, eivätkä ne ole kaikissa asioissa tehokkaampia ja parempia.
Mutta silloin, kun puhutaan numeroista eli kylmästä datasta ja sen syöttämisestä, ihminen on altis virheille. Esimerkiksi yksi puuttuva numero saattaa antaa täysin väärän kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta, ja tällöin se on myös kirjanpidossa väärin.
SparkReceipt sen sijaan ei ole (altis niille virheille). Se skannaa kuitin ja kerää samalla kaikki tarvittavat numerot talteen. Tämä vaihe on siis automatisoitu, eivätkä näppäilyvirheet ole mahdollisia.
Näin ollen SparkReceiptin käyttäjät välttyvät muun muassa kirjanpitovirheiltä – mitkä muuten nekin vievät myös aikaa, siis kirjanpitovirheiden korjaaminen.
Reaaliaikainen seuranta
Ajasta puhuminen määreenä liittyy myös SparkReceiptin tarjoamaan reaaliaikaiseen seurantaan, joskin vain konteksti on eri. Eli siinä, missä puhuin aiemmin ohjelman tarjoamasta ajallisesta säästöstä, sitä koskettaa myös aikaviive – tai paremminkin sanottuna sen puute.
Ensinnäkin, siinä missä muut samankaltaiset ohjelmat skannaavat tyypillisesti dokumentit läpi alle kymmenessä minuutissa, SparkReceipt tekee tämän 5-10 sekunnissa. Uusin data on siis välittömästi saatavilla sen jälkeen, kun esimerkiksi kuitti tai lasku on lisätty ohjelmaan.
Edellä mainittu takaakin sen, että olet aina ajantasaisesti kärryillä esimerkiksi yrityksen kokonaisbudjetista tai vaikkapa projektikohtaisista budjeteista. Tiedät siis yrittäjänä 100-prosenttisesti missä mennään, mikä auttaa esimerkiksi erilaisten päätösten tekemisessä – ilman minkäänlaista viivettä.
Ja, koska SparkReceiptin käyttöliittymä on erittäin yksinkertainen, pääset aina tarkastamaan yrityksesi talouslukuja vain sekunneissa.
Integraatiot
SparkReceipt tarjoaa suoraan integraation suosittuun QuickBooks-taloushallintojärjestelmään. Mikäli käytössäsi on jokin muu taloushallinto-ohjelma, voit exportata eli viedä haluamasi datan suoraan Exceliin jatkokäsittelyä varten.
Ominaisuudet
Edellä kävin läpi, miksi SparkReceipt on toimiva ratkaisu niin pienen yrittäjän ja freelancerin kuin myös PK-yritysten näkökulmasta. Luonnollisesti viitteitä ominaisuuksiin saatiin jo siinä, mutta aihe vaatii laajempaa pohdintaa.
Seuraavassa tulenkin avaamaan paremmin SparkReceiptin tarjoamia ominaisuuksia, mikä auttaa entistä paremmin ymmärtämään, miksi kyseessä on lukuisten yritysten kansainvälisesti suosima sovellus.
Kuittien skannaus ja tallennus
Kuittien skannaus ja tallennus on luonnollisesti yksi SparkReceiptin tärkeimmistä ominaisuuksista. Sen avulla kaikki kuitit saadaan talteen ja suoraan sähköiseen muotoon.
Edellä mainittu tapahtuu hyvin yksinkertaisella tavalla eli sinun ei tarvitse tehdä muuta kuin mennä sovelluksen aloitusnäytölle, painaa painiketta ja napata kuva talteen. Tämän jälkeen kuitti näkyy välittömästi sovelluksessa ja siihen voidaan lisätä manuaalisesti halutut tägit.
Kuitteja voidaan hakea suoraan myös esimerkiksi sähköpostista eli ne vain välitetään omasta sähköpostista sovellukseen.
Automaattinen kategorisointi
Kuittien ja laskujen automaattinen kategorisointi tapahtuu samassa yhteydessä, kun kuitista tai laskusta otetaan kuva eli kuitti skannataan; toki kuitit ovat haettavissa myös esimerkiksi sähköpostista ilman skannaamista. SparkReceipt nimittäin käy samassa hetkessä läpi kuitin, kerää siitä talteen kaiken informaation ja sen jälkeen kategorisoi menot menolajeittain.
Tämä on erittäin hyvä ominaisuus yrityksille, sillä manuaalinen kuittien kategorisointi voidaan unohtaa. Toisin sanoen, kaikki menolajit löytyvät kategorioittain yhdestä ja samasta paikasta, mikä helpottaa taloushallintoa melkoisesti.
Erilaisia kategorioita ovat esimerkiksi matkustuskulut, markkinointikulut, tarvikehankinnat ja palkat – näin muutamia mainitakseni.
Mainitsin jo aiemmin kuittien ja tiliotteiden yhteensaattamisen. Tässä kannattaa aina muistaa toimia siten, että ensiksi ladataan kuitit ja sitten tiliotteet. Näin toimien tekoäly osaa yhdistää ne keskenään, eikä sinun tarvitse tehdä myöskään tätä manuaalisesti.
Pilvipohjainen tallennus
SparkReceipt käyttää pilvipohjaista palvelua kaikkien ohjelmaan ladattujen dokumenttien tallentamiseen. Tähän ratkaisuun on päädytty useista eri syistä, mutta lyhyesti ja ytimekkäästi todettuna kyse on pilvipohjaisen tallennusratkaisun laadusta; me käytämmekin vain kaikkein tunnetuimpia ja arvostetuimpia pilvipohjaisia tallennusratkaisuja tarjoavia yrityksiä.
Mutta, mitkä sitten ovat niitä syitä, miksi pilvipohjainen tallennus on erinomainen asia sinun eli SparkReceiptin asiakkaan näkökulmasta?
- Kaikki tietosi ovat turvassa tuhansien kilometrien päässä sinusta, joten esimerkiksi mahdollinen laitevika omassa tallennusvälineessä ei tuhoa kaikkea dataa; sinun ei siis tarvitse pitää varmuuskopiota esimerkiksi fyysisellä ulkoisella kovalevyllä
- Pääset käsiksi tarvitsemaasi dataan koska tahansa ja missä tahansa, riippumatta olosuhteista, joissa olet
- Pilvipohjainen ratkaisu on kustannustehokas ratkaisu, josta kukkarosi kiittää
- Pilveen tallentamasi data on huomattavasti paremmassa turvassa mahdollisilta tietoturvauhilta kuin jos dataa säilytettäisiin omassa laitteistossa
Talousraportointi
SparkReceiptin raportointiominaisuudet pitävät sinut koko ajan kärryillä niistä kaikkein tärkeimmistä ja kriittisimmistä talousluvuista. Se tarjoaa kattavat talousraportit tuloista ja menoista helposti ymmärrettävässä muodossa.
Talousraportointiominaisuudet SparkReceiptissa ovatkin hyvin laaja-alaiset: ne ovat saatavilla esimerkiksi menolajikohtaisesti – oli sitten kyse palkoista tai markkinointikuluista. Näin ollen pysyt koko ajan kärryillä siitä, mihin rahaa menee.
Edellä mainittu mahdollistaakin sen, että voit tehdä liiketoiminnassasi suoraan dataan perustuvia ratkaisuja, tarvittaessa nopeallakin aikataululla.
SparkReceiptiin on mahdollista ladata myös erikseen yritystoimintaan ja henkilökohtaiseen elämään liittyviä kuitteja, laskuja ja dokumentteja, ja myös nämä ovat raporteissa erillään toisistaan.
Helppo jakaminen
Esimerkiksi monet PK-yritykset, kuten myös yksinyrittäjät ja freelancerit, ovat ulkoistaneet kirjanpitonsa erilliselle kirjanpitäjälle. SparkReceiptissa kirjanpitäjälle voidaan myöntää käyttöoikeus. Tuo käyttöoikeus voidaan rajoittaa siten, että kirjanpitäjä pääsee käsiksi vain hänen tarvitsemaansa dataan.
Mikäli kuitenkin syystä tai toisesta haluat toimia vanhan koulukunnan tapojen mukaisesti, voit myös viedä tarvittavan datan esimerkiksi tietokoneellesi ja toimittaa sen siten eteenpäin. Exporttaus on toteutettavissa dokumenttimuotojen osalta niin PDF:nä, Excel-tiedostona, CSV:nä kuin myös Zip-tiedostona.
Niin tai näin, talousraportointi ja talouslukujen jakaminen on varsin yksinkertaista ja nopeaa.
Useita “alatilejä”
Kun puhutaan käyttöoikeuden myöntämisestä, vaikkapa nyt kirjanpitäjälle tai yrityksen työntekijöille, tällöin jokaisesta tilistä tulee maksaa 5,99 Yhdysvaltain dollaria kuukaudessa eli vajaat 5,50 euroa.
Tämä on kuitenkin pieni summa, kun mietitään miten paljon kaikkien kuittien skannaus, tulo- ja menoerien löytyminen yhdestä ja samasta paikkaa, jokaisen työntekijän osalta, säästää aikaa ja siten myös rahaa.
Mutta, jos sinulla on itselläsi yrittäjänä esimerkiksi useita yrityksiä, voit luoda itsellesi rajattomasti niin sanottuja alatilejä – täysin ilmaiseksi. Tällöin jokaisen yrityksen talousluvut, kuitit ja laskut pysyvät erillään toisistaan, jolloin kunkin yrityksen nykytilanteen hahmottaminen on todella helppoa – kunkin yrityksen kohdalla.
Ja mikä parasta, kaikki nämä tilit ovat samojen kirjautumistunnusten alla.
Kannattaa kuitenkin huomioida, että edellä mainitsemani hinta ($5,99) on voimassa vain 10 000 ensimmäiselle asiakkaalle ja tuo hinta pysyy aina samana – niin pitkään kuin käytät SparkReceiptia.
Toimii joka kielellä ja yli 150:llä valuutalla
Mikäli yritystoiminta tapahtuu vain Suomen markkinoilla, tällöin euroilla ja suomen kielellä pääsee pitkälle. Jos kuitenkaan liiketoiminta on vähääkään kansainvälistä, tai esimerkiksi tarvikkeita hankitaan ulkomailta, jolloin valuutta ja kieli saattavat vaihtua, tällöin tarvitaan useita eri kieliä ja useita eri valuuttoja ymmärtävä ohjelma.
SparkReceipt täyttää tuon jälkimmäisen kuvauksen. Se nimittäin toimii jokaisella mahdollisella kielellä, kiitos ChatGPT:n tarjoamien tekoälymahdollisuuksien, ja lisäksi se toimii 150:llä eri valuutalla.
Taloushallintoon liittyvän niin sanotun esikirjanpito-ohjelman, jollainen siis SparkReceipt on, ei kannata antaa rajoittaa sinua, vaan tarjota mahdollisuuksia.
Käyttötapaukset
SparkReceipt on luotu ennen kaikkea PK- eli pieniä ja keskisuuria yrityksiä silmällä pitäen, unohtamatta tietenkään yksityisyrittäjiä ja freelancereita.
Olemme päätyneet tähän ratkaisuun ja tämän kohderyhmän auttamiseen ennen kaikkea siksi, että usein juuri hieman pienemmillä yrityksillä ja yrittäjillä ilmenee resurssipulaa ja aikaa täytyisi onnistuneesti kaivaa jostain.
Meidän missiomme on siis yksinkertaistaa kirjanpitoa ja taloushallintoa pienemmille yrityksille ja yrittäjille, tarjoten intuitiivisen, tehokkaan ja edullisen ratkaisun, mitä tulee kuittien skannaamiseen, menojen ja tulojen reaaliaikaiseen seurantaan sekä dokumenttienhallintaan.
Pienet ja keskisuuret yritykset
Usein pienten ja keskisuurten yritysten palkkalistoilla on yksi tai useampi työntekijä. Lisäksi kirjanpito on pääsääntöisesti ulkoistettua erilliselle tilitoimistolle.
Edellä mainitun kaltaisessa tilanteessa on tärkeää, että kaikkien työntekijöiden kulut ja kuitit löytyvät yhdestä ja samasta paikkaa, vieläpä reaaliaikaisesti. Näin ne voidaan helposti välittää esimerkiksi juuri kirjanpitäjälle ja ennen kaikkea sekä yrittäjä itse että päättävässä asemassa olevat työntekijät kykenevät kontrolloimaan muun muassa eri projekteja taloudellisesta näkökulmasta.
Kyse ei siis ole pelkästään ajan säästämisestä tai kuittiskannerista, vaan myös ohjelmistosta, joka kykenee auttamaan sinua tekemään entistä parempia päätöksiä liiketoiminnan näkökulmasta.
Yrittäjät ja freelancerit
Yksinyrittäjillä on hyvinkin usein samanaikaisesti useita eri pieniä yrityksiä eli niin sanottuja sivubisneksiä sen pääbisneksen ohella.
Samaan aikaan resurssit ovat vähäiset eli kaikki kuittiralliin ja muihin taloushallintoon liittyviin papereihin käytetty aika on toden totta pois sieltä ydinliiketoiminnasta.
SparkReceipt jouhevoittaa yrittäjän toimintaa melkoisesti.
Ensinnäkin kuitit, laskut ja tiliotteet saadaan nopeasti yhteen ja samaan paikkaan, mutta sen lisäksi kullekin yritykselle voidaan luoda oma alatili samojen käyttäjätunnusten alle. Näin ollen kaikki tärkeät talousluvut ovat saatavilla jatkuvasti, jokaisen yrityksen osalta.
Yhteenveto: SparkReceipt ei ole vain yksi kuittiskanneri muiden joukossa
Mikäli tavoitteenasi on vain tehokas kuittien hallinta, jonka perimmäinen tarkoitus on vain saada kuittikopiot yhteen ja samaan paikkaan alta aikayksikön, SparkReceipt on nopean teknologiansa osalta erinomainen vaihtoehto myös tällaisessa tilanteessa.
Samaan aikaan SparkReceipt ei ole kuitenkaan missään nimessä vain yksi kuittiskanneri muiden joukossa, vaan paljon enemmän.
Se on ikään kuin kellon ympäri, ilman minkäänlaisia ja taukoja, työskentelevä työntekijä, joka kaiken kukkuraksi osaa monta asiaa.
Se on talouspuolen tyyppi, joka tietää kertoa missä mennään esimerkiksi budjettien näkökulmasta, ilman kuitenkaan sitä viivettä, joka konkreettisen työntekijän myötä tulee väistämättä.
Se on kuitit, tiliotteet ja laskut – sekä tulojen että menojen osalta – kirjanpitäjälle toimittava sihteeri, joka ei tee minkäänlaisia virheitä numeroiden kanssa, ei unohtele asioita ja jakaa tulot ja menot eri kategorioihin tulo- ja menolajeittain.
SparkReceipt on ennen kaikkea aikaa, henkilöresursseja ja rahaa säästävä sovellus, jonka käyttöä kukaan ei ole vielä katunut. Tästä kertookin se, että sovelluskaupoissa SparkReceiptin arvosana on 4,8, viiden ollessa maksimi, ja käyttäjiä on jo reippaat 5 000.
Eikä siinä vielä kaikki, vaan halutessasi SparkReceiptia voidaan käyttää myös henkilökohtaiseen käyttöön.
Mikäli olet vähääkään epävarma tai mietteliäs, sinun ei tarvitse suinkaan ostaa sikaa säkissä. Sen sijaan voit ottaa SparkReceiptin ilmaiseen kokeiluun ja tehdä omat tulkintasi sen tarpeellisuudesta ja tarjoamista hyödyistä juuri sinun liiketoiminnassasi.
