Miten saada enemmän aikaan vähemmässä ajassa? Ohituskaistalla -blogin innoittama myös minä haluan jakaa vinkkini tuottavuuden parantamiseen. Aihetta on myös käsitelty eTaskun blogissa.
Mielestäni tuottavuuden parantaminen tulisi olla jokaisen yrityksen, yrittäjän ja työntekijän tavoite. Ainakin minulle se on, koska haluan tehdä vähemmän töitä ja tienata enemmän rahaa. Tämä on yksi syy siihen miksi sijoitan aikaani passiivisten tulonlähteiden luomiseen, mutta tottakai haluan myös tehostaa konsultointihommia.
Vuonna 2015 tein 2545 tuntia laskutettavaa työtä. Mietin joka päivä ”mitä enemmän tunteja jaksan tehdä tänään, sitä parempi”. Viime vuonna aloitin vuoteni samalla mentaliteetillä. Jossain kohtaa se kuitenkin muuttui, sillä sain laskettua työmäärän noin 1800 tuntiin. Tänä vuonna tavoitteeni on ollut max 30 tuntia per viikko, eli 1560 tuntia jos tekisin saman määrän 52 viikon ajan. Lomailen kuitenkin säännöllisesti, joten oikea luku tulee (toivottavasti) olemaan pienempi.
Ajattelutapani muuttui. Tavoitteeni ei enää ole tehdä mahdollisimman monta tuntia töitä päivässä, vaan saada mahdollisimman monta asiaa tehtyä työpäivän aikana.
Miten minä onnistun pitämään työviikkoni max 30 tuntisina?
Panostamalla tuottavuuden parantamiseen ja keskittymällä oikeiden töiden tekemiseen. Seuraavaksi kerron miten sinä voit tehdä saman.
1. Mittaa mihin sinä käytät aikasi
Jotta tuottavuuden parantaminen olisi mahdollista, tulee sinun ensin tietää mihin aikasi kuluu. Aivan kuten rahan säästämisessä; sinun täytyy ensin tietää mihin kulutat. Optimaalinen tapa mitata työaikaa riippuu täysin sinusta.
Minä aloitin merkkaamalla jokaisen päivän aikana tehdyt työtunnit paperille päivän päätteeksi (esim. maanantai 1.1.2014 – 8,5 tuntia). Tämä oli helppoa ja nopeaa, mutta kokonaiskuvan näkeminen (esim. viikko- tai kuukausitason tunnit) osoittautui vaikeaksi. Joten siirryin käyttämään Google Spreadsheetiä. Tämäkään ei ollut optimaalinen työkalu, sillä minusta tuntui vaikealta muistaa työpäivän päätteeksi mitä olin tehnyt, kenelle ja kuinka paljon aikaa siihen kului.
Kesällä 2014 löysin palvelun nimeltä Freckle (nykyään NokoTime), ja rakastuin siihen ensimmäisen viikon jälkeen. Idea on simppeli; luot projekteja palveluun (esim. jokainen asiakas) ja käynnistät ajastimen joka kerta kun teet töitä. Kun olet valmis, merkkaat muutamassa sekunnissa mitä teit, kenelle sen teit ja ajastin kertoo kuinka paljon aikaa siihen kului.
Nykyään käynnistän Frecklen jokaista työtehtävää varten ja merkkaan mitä tein. Tämä auttaa minua näkemään mihin käytän aikani ja sen perusteella voin eliminoida turhat, tuottamattomat tehtävät kuten palaverit joissa minulla ei ole annettavaa. Sen lisäksi että voin eliminoida turhia työtehtäviä, näen myös ketkä ovat tuottoisimmat asiakkaani ja keneen tuhlaan aikaani (liian pientä korvausta vastaan).
2. Suunnittele työpäiväsi ja -tehtäväsi etukäteen
Tämä idea räjäytti tajuntani.
Useimmat aloittavat viikkonsa tyhjällä kalenterilla ja täyttävät sitä sen mukaan miten palavereita yms. ilmenee. Tuottavuuden kannalta parempi tapa on täyttää kalenteri ennakkoon esim. sunnuntai-iltana. Itse täytän jokaiselle arkipäivälle vähintään 3-4 tuntia työaikaa – jolloin en anna kenenkään häiritä. Näin varmistan että pystyn tekemään oikeita töitä jokaikisenä arkipäivänä eikä aikani kulu palavereihin.
Suosittelen aloittamaan sillä että täytät vain 1-2 tuntia per päivä, etkä sen tarkemmin määritä mitä minäkin hetkenä tulee tehdä. Kun tämä alkaa toimimaan ja totut siihen, voit merkata vielä tarkemmin minkä työtehtävän parissa vietät nämä tunnit. Vaikkapa klo 8-9: Asiakas XYZ AdWords-kampanjoiden läpikäynti, klo 10-11: Asiakas 123 nettisivujen suunnittelu ja niin edelleen.
Itse hyödynnän kahta eri työkalua tähän tarkoitukseen: Fantastical ja FocusList. Ensin päätän mitkä tavoitteeni ovat – eli mitä minun täytyy saada tehtyä työpäivän aikana. Kirjaan noin 4-8 työtehtävää FocusListiin ja teen sen perusteella arvion siitä kuinka monta tuntia töitä minun täytyy tehdä. Sen jälkeen merkkaan tarvittavan määrän kalenteriini, esim. 4 tuntia klo 8 – 12. Jos joku ehdottaa samalle ajankohdalle palaveria, sanon ettei se onnistu.
3. Älä anna kenekään keskeyttää Flowtasi
Tehokkain keino parantaa tuottavuutta toimistolla: älä anna muiden häiritä tai keskeyttää sinua puheluilla, tekstiviesteillä, Facebook-ilmoituksilla, sähköposteilla yms. Kun teet töitä, teet vain töitä – et mitään muuta. Jokainen keskeytys vie keskittymisesi muihin asioihin ja palaaminen takaisin työtehtävään vie aikaa. Normaalisti 15 minuuttia vievään työtehtävään menee helposti tunti mikäli sähköposti tai Slack keskeyttää sinut muutaman minuutin välein.
Minä laitan ilmoitukset pois päältä puhelimestani, suljen sähköpostiohjelman sekä Slackin, ja laitan vastamelukuulokkeet päähäni. Tällä tavalla pystyn keskittymään yhteen tehtävään kerralla ja saan tehtyä sen valmiiksi ilman että minun tarvitsee keskeyttää sitä (sammuttaakseni tulipaloja muualla).
Olen todennut että Pomodoro tekniikka toimii erityisen hyvin minulla. Jaan päivän tehtävät 30 minuuttia kestäviin slotteihin (25 minuuttia työtä ja 5 min tauko) ja yhden slotin aikana teen ainoastaan yhtä tehtävää. Pomodoron käyttäminen voi tuntua vaikealta aluksi, mutta se on hyvin tehokasta kun siihen tottuu.
Toinen todistetusti toimiva tekniikka on rajoittaa sähköpostin lukemista päivän aikana. Jos jatkuvasti tarkkailet sähköpostiasi, et mitenkään voi pysyä päivän aikataulussa. Jatkuva sähköpostin tarkistaminen 1) vie keskittymisesi pois oikeista töistä ja 2) kasvattaa päiväsi to-do listaa turhaan.
Itse luen sähköpostia 3 kertaa päivässä: aamulla, lounasaikaan ja iltapäivällä työpäivän päätteeksi. Viestin perusteella reagoin joko hoitamalla asian pois alta heti, lisään sen seuraavan päivän (tai ensi viikon) to-do listaan tai vaihtoehtoisesti käytän Google Inboxin Snooze toimintoa ja päätän vasta myöhemmin mitä teen viestille.
Yhteenveto
Tuottavuuden parantaminen lähtee sinusta ja työtavoistasi. Kaikki pystyvät työskentelemään tehokkaammin, mutta se vaatii uhrauksia, harjoittelua ja kärsivällisyyttä. Sinun täytyy totuuttaa aivosi tähän uuteen maailman jossa et saa katsoa puhelintasi 5 minuutin välein tai miettiä olisiko sähköpostiisi tullut jotain mielenkiintoista. Minä uskon että tuottavuus on yksi minun kilpailueduistani ja tulen tulevaisuudessa alloikoimaan vielä enemmän aikaa ja resursseja sen parantamiseen.
Tässä artikkelissa esitetyt ideat perustuvat lukemiini kirjoihin Rework, Deep Work ja Getting Things Done, joita suosittelen lämpimästi mikäli olet kiinnostunut oppimaan lisää tuottavuuden parantamisesta.
